Facebook Workplace: cos’è e prime impressioni di utilizzo

La piattaforma di Facebook dedicata al mondod el lavoro, un tool per semplificare e migliorare il lavoro in team all’insegna di condivisione ed engagement.

Facebook Workplace, la novità di Facebook per entrare nel mondo delle aziende non è più una novità. Dopo mesi dalla richiesta di accesso (giuro, mi ero praticamente scordato di tutto) una mail inaspettata ha reso un Lunedì un po’ meno Lunedì del solito. L’accesso a Workplace ha infatti solleticato non poco la mia curiosità. Sarà che ormai sembrava più un animale mitologico, di quelli di cui senti parlare e che poi non vedi mai, ma devo proprio dire che mi ci sono immediatamente buttato.

Prima di addentrarci in Workplace, però, facciamo un po’ di chiarezza.

Facebook Workplace: cos’è e come funziona

Bastano poche parole per definire Workplace: semplicemente una versione del social network orientata al lavoro all’interno delle aziende. Basta un colpo d’occhio al primo accesso per accorgersene. Unica differenza che qui non ci sono amici, ma colleghi.

Workplace non riproduce soltanto le fattezze di Facebook: un profilo personale dove pubblicare, una News Feed con le notizie aziendali, i gruppi (destinati ai diversi progetti), il buon caro Messenger come chat, più la possibilità di effettuare chiamate audio/video (bye bye Skype).

Nulla di nuovo sotto il sole, direte, ma tutto ciò è oggi dedicato e a disposizione dei team delle diverse aziende, in modo del tutto privato (e quindi sicuro). Tutti i contenuti sono all’interno del firewall aziendale, con conseguente garanzia della privacy.

Un tema sentito, quello della sicurezza, e su cui Facebook punta molto lato Workplace. Proprio per questo non c’è connessione tra account workplace e account personale di Facebook. In più nessuna traccia di advertising e la certezza di non essere tracciati e profilati.

Altra funzionalità davvero interessante è quella di creare gruppi inter-aziendali, per portare avanti progetti condivisi tra diverse aziende o tra fornitori e cliente. Un’opzione davvero interessante.

Un motore interno di ricerca permette di ritrovare file e post velocemente, facendo di Workplace una sorta di archivio condiviso.

Workplace si presenta in versione desktop e mobile, così da renderne l’utilizzo pratico e adeguato ai tempi.

Facebook Workplace: ecco chat e video chiamate

Se inizialmente l’accesso era possibile solo tramite app, Facebook ha festeggiato l’anno di vita della sua “creatura” creando anche un client ad-hoc per Windows e uno per macOS. Un modo per semplificarne l’utilizzo anche per chi siede dietro la classica scrivania. Una novità che arriva insieme alla chat e, tra poco, dalle video-chat (bye bye Skype), per permettere videochiamate tra membri del proprio team.

Funzioni che completano le features di Workplace e che lo rendono sempre più “completo” e in grado di rispondere alle esigenze dei lavoratori. Un modo per rendere la vita sempre più complicata a competitor ad oggi più diffusi come Slack.

Controllo e statistiche

Uno degli elementi più interessanti e che piaceranno al management delle aziende è la dashboard, una sezione che dà statistiche sull’attività dei dipendenti su Workplace. Un modo perfetto per capire la partecipazione aziendale, nella maggior parte dei casi problema principale d’utilizzo per questo tipo di programmi.

Non solo. Attraverso le statistiche potremmo intuire i progetti più critici, quelli con maggiore condivisione e/o impegno orario ed altri dati certamente interessanti.

Lato controllo, invece, si potrà, come in gruppi e pagine del Facebook classico, lavorare con diverse tipologie di utenti e permessi, garantendo sempre una gestione corretta della piattaforma.

Facebook Workplace: qualche dato sul suo utilizzo

Un inizio “morbido” a livello di adozione, ma dopo un’anno sono già da 30mila le organizzazioni che lo utilizzano (più del doppio rispetto alle 14mila di sei mesi fa). Tra questi numerosi brand noti a livello mondiale come Heineken, Spotify e le italiane Granarolo, Unes e Miroglio.

Numeri che dimostrano quanto stia diventando sempre più un concreto strumento di lavoro per le aziende. Le sue funzionalità sembrano adattarsi perfettamente alle necessità di collaborazione tra team e dipendenti delle aziende, specie se di una certa grandezza.

Un mezzo operativo perfetto per stimolare l’engagement dei dipendenti.

I costi di Facebook Workplace

Diciamo subito che le piattaforme di social network enterprise hanno costi notevoli, soprattutto se moltiplicati per un alto numero di dipendenti. Facebook prova ad entrare nel mercato in modo aggressivo grazie a costi, diciamo, sopportabili.

Facebook Workplace: come funziona

Potrei descrivervi mille funzionalità, ma preferisco farvele vedere così da farvi cogliere anche il mood di Workplace.

Facebook Workplace: pro e contro

So già cosa state pensando: tutto bellissimo Matteo, ma Workplace è utile, e quindi da utilizzare, o solo un colpo ad effetto che perso l’effetto wow iniziale lascia il tempo che trova? Tranquilli, non mi tiro indietro. Ecco gli elementi positivi e quelli negativi che questi primi giorni di utilizzo mi hanno evidenziato:

PRO

• Potenzialità: un social network come Facebook per un’azienda, magari grande. Faccio davvero fatica ad immaginarmi tutte le opportunità che possono derivare da questo strumento. Se usato nel modo giusto e se fatto “digerire” ai collaboratori si possono realizzare davvero grandi cose.
• User experience: grandi opportunità e numerose funzionalità portano con sé anche complessità. Non ci sono dubbi, ma è altrettanto vero che la maggior parte delle persone (ed in futuro lo sarà ancor di più) è ormai abituata a Facebook, sentendolo come comune. La vicinanza tra Workplace e il social lo rendono immediatamente e facilmente usabile. A mio avviso questo è il plus maggiore che contraddistingue Workplace dai vari competitor (Yammer, Slack, ecc).
• Big Data: avere in pochi click (e a costo pari a zero) statistiche che ci raccontano la partecipazione aziendale su temi disparati (dai team di progetto ad eventi post lavoro) è davvero una cosa non da poco. Vedo già i sorrisi dei team HR.
• Condivisione: Workplace è l’apoteosi della condivisione, permettendo ai colleghi di fare dello sharing (di ogni tipo) un mantra.
• App mobile e desktop: non ci sono scuse, il suo utilizzo è semplice e versatile.
• Video-chat: una features che non tutti i competitor hanno e che potrebbe diventare chiave per il suo successo.

CONTRO

• Realtà piccole? Forse no: la miriade di funzionalità di Workplace è probabilmente sprecata per realtà piccole/medie. Si rischia, nel voler abbracciarle, di complicarsi la vita senza un reale ritorno.
• Troppe info: la propensione alla condivisione è ottima, sì, ma rischia di portare con sé un overflow informativo con tutti i rischi connessi.
• Adattabilità: l’uso di uno strumento così costringe persone e strutture a, seppur piccoli, cambi nel modo di lavorare, interagire con i colleghi, comunicare. Per tanti potrebbe essere troppo, un passaggio radicale difficile da fare e digerire. Avere Workplace e le sue opportunità ma tanta gente scontenta non credo sia un reale vantaggio.
• Non per tutti: così come chi usa Facebook nella vita privata si troverà benissimo, sarà probabilmente complicato far utilizzare al meglio Workplace a chi, per scelta, età, abitudini non ha un profilo personale sul social targato Zuckerberg. Sono ormai pochi? Probabilmente sì, ma bastano pochi “non utilizzatori” per rendere un programma di social network enterprise inutile.
• Costo: per una multinazionale, con tutti i vantaggi acquisiti, può essere più che ragionevole investire cifre rilevanti in Workplace. Idem per realtà piccole, capaci con poche centinaia di Euro di utilizzare la piattaforma. Qualche problema per le aziende più grandi, aziende che iniziano ad avere numeri tali da portare alti costi.